En nuestra serie de artículos, hemos navegado desde la familiaridad de Excel hasta el poder del análisis de datos con Power BI. Pero, ¿qué sucede después de analizar la información? La respuesta es la acción. El ecosistema de Microsoft va mucho más allá, ofreciendo herramientas que te permiten no solo entender tus datos, sino también actuar sobre ellos y automatizar tareas repetitivas. Hablamos de Power Apps y Power Automate, los siguientes escalones en la escalera del desarrollo «low-code». Te mostraremos cómo estas herramientas se complementan con Excel y Power BI para construir soluciones empresariales completas, sin necesidad de ser un programador.
¿Qué es la Power Platform? Un vistazo general
Los tres pilares: analizar, actuar y automatizar
La Microsoft Power Platform es un conjunto de herramientas diseñadas para que los usuarios de negocios puedan crear soluciones personalizadas, analizar datos, automatizar procesos y construir agentes virtuales, todo con un mínimo de código.
- Analizar: Aquí es donde entra Power BI. Sirve para visualizar y analizar tus datos para obtener información valiosa.
- Actuar: Power Apps te permite crear aplicaciones móviles y web personalizadas para introducir, modificar o ver tus datos de manera sencilla.
- Automatizar: Power Automate se encarga de conectar diferentes aplicaciones y servicios para automatizar flujos de trabajo repetitivos.
Cómo Excel y Power BI encajan en el ecosistema
Excel es a menudo el punto de partida, la fuente de datos que luego es importada por Power BI para su análisis. A su vez, los informes de Power BI pueden ser embebidos dentro de una aplicación de Power Apps, y las alertas basadas en datos de Power BI pueden disparar flujos de trabajo en Power Automate. Son la base sobre la que se construye el resto de la plataforma.
Power Apps: Crea aplicaciones para tus datos
¿Qué puedes hacer con Power Apps?
Imagina que tienes una tabla en Excel donde un equipo de trabajo registra sus gastos. Con Power Apps, puedes crear una aplicación móvil en un par de horas que permita a los miembros del equipo ingresar sus gastos directamente desde su teléfono. La app no solo sería más amigable que una hoja de cálculo, sino que también podrías agregar validaciones de datos, adjuntar fotos de los recibos y asegurarte de que la información sea consistente.
Un caso de uso práctico: de una tabla de Excel a una app
- Fuente de datos: Tienes una tabla de Excel en tu OneDrive o SharePoint con el registro de proyectos, clientes y estatus.
- Creación de la App: Abres Power Apps, te conectas a tu archivo de Excel y, automáticamente, la herramienta te genera una aplicación funcional con tres pantallas: una para ver la lista de registros, otra para ver los detalles de un registro específico, y una tercera para editarlo o crear uno nuevo.
- Personalización: Puedes personalizar la interfaz de la app, añadir botones, campos obligatorios, e incluso integrarla con otras herramientas.
Power Automate: El poder de la automatización
¿Cómo funciona Power Automate?
Power Automate (antes conocido como Flow) te permite crear flujos de trabajo automatizados que se ejecutan cuando ocurre un evento específico. El concepto es simple: «si esto sucede, entonces haz aquello». Puedes conectar más de 300 servicios, como Gmail, Twitter, Trello, SQL Server y, por supuesto, Excel y Power BI.
Ejemplos de automatización que te cambiarán la vida
- Notificación de ventas: Cuando se añade una nueva fila en una tabla de Excel (por ejemplo, una nueva venta), Power Automate te envía una notificación a tu celular y un correo electrónico al gerente de ventas.
- Alerta de Power BI: Configuras un umbral en un informe de Power BI (ej. «si las ventas bajan del 10% del objetivo»), y Power Automate envía una alerta por Teams al equipo de marketing.
- Aprobación de gastos: Cuando un empleado envía su reporte de gastos (a través de Power Apps), Power Automate envía un correo de aprobación al gerente, que puede aprobarlo o rechazarlo con un solo clic.
La sinergia perfecta: Un ejemplo de solución integral
La cadena completa: Excel → Power BI → Power Apps → Power Automate
Imagina la siguiente cadena de valor para tu negocio:
- Power Apps permite a tus vendedores registrar sus visitas y ventas diarias. Los datos se guardan en una tabla de Excel en SharePoint.
- Power BI se conecta a esa tabla de Excel para crear un dashboard que visualiza el rendimiento de ventas en tiempo real.
- Power Automate está configurado para, cada vez que una nueva venta se registra, enviar un mensaje de felicitación al equipo de ventas a través de Teams y actualizar una lista en Trello.
- El gerente de ventas, al ver el informe de Power BI en su celular, puede detectar si un vendedor tiene un rendimiento bajo y, con un clic en la app, enviarle un mensaje de motivación.
Por qué la integración es clave para tu negocio
Esta integración te permite ir más allá del simple análisis. Te da la capacidad de crear un ciclo de negocio completo: recolectar datos, analizarlos, actuar sobre ellos y automatizar el proceso, todo de manera interconectada y eficiente.
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